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Reise- und Fahrtkosten 2013/2014

 

Reisekosten und Fahrten zur Arbeitsstelle  (bis Ende 2013 und Änderungen ab 2014)

Die Bundesregierung hat das lohnsteuerliche Reisekostenrecht wieder nicht im EStG oder in den LStDV gesetzlich definiert. So ergeben sich die Reisekostenvorschriften wieder nur aus R 9.4 - R 9.8 der LStR. 

Aber mit dem "Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" hat der Bundesrat seine Zustimmung zu einer Gesetzesänderung am 1.2.2013 zugestimmt. Gemäß Art. 6 Satz 1 wird das Änderungsgesetzes am 1.1.2014 inkrafttreten und ist erstmals für den Veranlagungszeitraum 2014  (§ 52 Abs. 12 Satz 2 EStG) anzuwenden.

 Änderungen ab 2014 werden nachfolgend in "grün" dargestellt.

 

1. Der Reisekosten-Begriff wurde vereinheitlicht:

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (R 9.4 Abs. 1 LStR). Die frühere Unterscheidung von Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit entfällt. Mit der formellen Zusammenfassung werden inhaltlich und betragsmäßig einheitliche Reisekostensätze angewandt.

 

2. Berufliche Auswärtstätigkeit und regelmäßige Arbeitsstätte:

Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend tätig. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Zur Vereinfachung gilt ab 2008: Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, die vom Arbeitnehmer durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Kalenderjahr aufgesucht wird - unabhängig welche Arbeiten dort verrichtet werden, und zeitunabhängig - . Neben den Arbeitnehmern mit regelmäßiger Arbeitsstätte gibt es auch noch solche, ohne regelmäßige ortsgebundene Arbeitsstätte. Beispielsweise auf Hochseeschiffen bzw. Marinebooten, LKW, Reise- und Linienbussen, Schienenfahrzeugen und Flugzeugen. Hier wird der Betrieb oder Zweigbetrieb des Arbeitgebers zur regelmäßigen Arbeitsstätte.


Im neuen Reisikostenrecht ab 2014 gibt es den Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" nicht mehr. Er wird ersetzt durch den Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" (§ 9 Abs. 4 EStG). Während der alte Begriff nicht gesetzlich definiert war, ergingen durch die Rechtsprechung immer neue Begriffsdefinitionen. Dem wurde nun ein Ende gemacht und ein gesetzlich einheitlicher Begriff fixiert.

Gemäß § 9 Abs. 4 Satz 5 EStG kann jeder Arbeitnehmer pro Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der Ort der ersten Tätigkeitsstätte richtet sich vorrangig nach der dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen des Arbeitgebers und durch die diese ausfüllenden Absprachen (§ 9 Abs. 4 Sätze 1 und 2 EStG). In eindeutigen Fällen ("insbesondere", wenn der Arbeitnehmer unbefristet oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für einen Zeitraum von über 48 Monaten an einer Tätigkeitsstätte tätig werden soll) wird eine solche dauerhafte Zuordnung gemäß § 9 Abs. 4 Satz 3 EStG unterstellt.

Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber bestimmt durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisung eindeutig, welcher bestimmten Tätigkeitsstätte er den Arbeitnehmer zuordnet (§ 9 Abs. 4 Satz 6 EStG). In welchem Umfang der Arbeitnehmer später tatsächlich dort seine Arbeit ausführt ist danach unerheblich. Fehlt es an einer eindeutigen Bestimmung, gilt nach dem Gesetzeswortlaut die dem Wohnort am nächsten gelegene Tätigkeitsstätte.

Ferner muss der Arbeitgeber nun dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über die erste Tätigkeitsstätte ausstellen, wenn mehrere Tätigkeitsstätten/Firmenstandorte vorhanden sind. Ein Arbeitnehmer kann demnach nur höchstens eine erste Tätigkeitsstääte pro Arbeitsverhältnis haben. Ein Fahrzeug, ein Home-Office oder ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet (z.B. Busbahnhof, Hafengelände etc.) ist keine erste Tätigkeitsstätte.

 

3. Fahrtkosten als Reisekosten:

Für sämtliche Fahrten aus Anlass einer beruflichen Auswärtstätigkeit sind je gefahrenem Kilometer 0,30 Euro anzusetzen.

Dieser Betrag wird auch für die Zeit nach 2014 unverändert bleiben.  Alle Arbeitsverträge und Vereinbarungen über Reisekostenvergütungen bzw. Fahrtkostenerstattungen sind umgehend im Hinblick auf die ab 1.1.2014 geltenden neuen Bestimmungen durch die Unternehmen/Arbeitgeber auf den Prüfstand zu stellen. Bei vielen Sachverhalten werden sich die bisherigen Reisekosten in Fahrtaufwendungen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (und noch auf 4.500 € begrenzt für nicht-PKW-Benutzung) auflösen. Damit entfallen die hälftigen steuerfreien Erstattungen (Km-Gelder).

Neu ist ab 2014, dass nunmehr betriebsbedingte Fahrten innerhalb eines weitläufigen Firmengeländes oder zu anderen Zugangsorten als Reisekosten gelten und entsprechend aufgezeichnet und abgerechnet werden müssen.

 

4. Verpflegungsmehraufwand:

Die Sätze für Verpflegungsmehraufwand bleiben unverändert bestehen. Es sind auch weiterhin nur die Pauschalen anzusetzen. Einzelabrechnungen nach Belegen sind unzulässig. Der Arbeitgeber darf die Mehraufwendungen für Verpflegung allerdings - wie bisher - nur für die ersten 3 Monate auszahlen. Eine Dreimonatsfrist läuft nur bei "derselben" Einsatzstelle ab. Ab dem 01.01.2009 gelten die neuen Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für Auslandsreisen. Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintätige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Die Tabellen finden sie unten im LINK.

Die Vorschrift über den Verpflegungsmehraufwand finden sie ab 2014 im neuen § 9 Abs. 4a EStG. Künftig gibt es nur noch einen zweistufigen Pauschbetrag, dessen Höhe von der Dauer der Abwesenheit abhängig ist:

Es bleibt bei dem Betrag in Höhe von 24,- € bei einer 24-stündigen Abwesenheit. Im Normalfall wird dieser Betrag nur bei mehrtätigen Reisen anzuwenden sein. Bei der Hin- und Rückfahrt werden künftig immer 12,- € (unabhängig vom der Dauer) berücksichtigt.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer mit Tätigkeitsstätte Düsseldorf fliegt um 18:00 Uhr nach Hamburg zu einem Termin um 9:00 Uhr am nächsten Morgen. Um 16:00 Uhr ist er Nachmittags wieder in Düsseldorf gelandet. Derzeit kann er für den Rückreisetag 12 € ansetzen. Der Hinreisetag erfüllt nicht die 8-stündige Abwendheit. Ab 2014 bekommt er für beide Tage je 12 € also zusammen 24 € Verpflegungsmehraufwand.

Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit ohne Übernachtung (also reine Tagesreisen) können bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden ebenfalls 12,- € angesetzt werden.

 

5. Übernachtungskosten:

Es ergeben sich ab 2008 zwei Neuerungen: Der für Übernachtungen im Inland verlangte Einzelnachweis wird auf Auslandsachverhalte ausgedehnt. Daher muss die Auslandsübernachtung durch geeignete Belege nachgewiesen werden. Arbeitgeber dürfen die Übernachtungspauschalen für das in- und Ausland, oder den höheren Einkostennachweis ersetzen. Der Arbeitnehmer selber kann bei Ausbleiben eines Kostenersatzes durch den Arbeitgeber in seiner Steuererklärung nur den Einzelkostennachweis, nicht aber die Pauschalen geltend machen.

Die zweite Neuerung betrifft die Schätzung der Aufteilung von Übernachtungskosten und Frühstück, wenn diese nur in einer Summe angegeben sind. Ab 2008 werden von der Gesamtrechnung 20% für ein Frühstück und 40% jeweils für ein Mittag- und Abendessen berücksichtigt.

 

6. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle

In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF, 31.08.2009, AZ: IV C 5 - S 2351709/100002) wurden Anleitungen und Anwendungshinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gegeben, wie die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte sowie für eine Familienheimfahrt pro Woche bei doppelter Haushaltsführung ermittelt und besteuert wurden. 

Ab 2014 nennen sich diese Fahrten jetzt "Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte". Sofern man diese "erste Tätigkeitsstätte" als ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers überhaupt hat. Es wird Arbeitnehmer geben, die keine der Voraussetzungen für eine "erste Tätigkeitsstätte" erfüllen. Damit auch sie die 0,30 € pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Anspruch nehmen können, wurde eine entsprechende Regelung in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG aufgenommen.

Neu ist ebenfalls, dass vom Arbeitgeber gewährte, steuerfreie Sachbezüge (bis 44 € gem. § 8 Abs. 2 letzter Satz EStG), als Zuschuss für Jobtickets oder Fahrgelderstattung, ab 2014 auf die ermittelte Entfernungspauschale angerechnet wird und damit den Werbungskostenansatz mindert.

 

Wussten sie, dass 450-Euro-Kräfte und andere Geringverdiener einen pauschalierten Fahrtkostenzuschuss nebenbei erhalten dürfen ?

 

Die meisten Beschäftigten - seien es Teilzeit- oder Aushilfskräfte, Vollzeitbeschäftigte oder Mitfahrer - benutzen den eigenen PKW zur Fahrt zur Arbeitsstätte. Sie alle können ebenso, wie die Benutzer offentlicher Verkehrsmittel eine Erstattung durch den Arbeitgeber oder das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuererklärung erhalten. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 € für jeden vollen Entfernungskilometer.  Angefangene Kilometer gelten nicht. Es zählt die einfache und kürzeste Entfernung -Hinfahrt-.

Wenn der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss zahlt, hat er diesen mit 15% Pauschalsteuer zu versteuern. Die pauschalierten Fahrtkosten zählen nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt und sind damit auch für die 450-Euro-Kräfte eine risikofreie Zusatzleistung.

Übersteigen die Kosten für offentliche Verkehrsmittel die Entfernungspauschale, dürfen Steuerpflichtige die höheren Kosten zusätzlich (als Werbungskosten) ansetzen.

Der Höchstbetrag i.H.v. 4.500 Euro pro Jahr gilt jedoch, wenn ein Beschäftigter den Weg zur Arbeit mit einem Motorroller, Moped, Motorrad oder Fahrrad zurücklegt; oder Mitglied einer Fahrgemeinschaft ist; oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt und keine höheren Aufwendungen nachweist oder glaubhaft macht. Der Höchstbetrag gilt also nicht bei der Nutzung des eigenen PKW.

 

Für weitere Reisekosten-Informationen verweisen wir auf die Ausführungen der IHK-Düsseldorf (LINK hier)

BMF-Schreiben vom 30.09.2013 zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

BMF-Schreiben zur Änderung der Entfernungspauschalen ab 1.1.2014

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten bei Auslandsaufenthalt ab 1.1.2014

 

 

Zuletzt aktualisiert am Mittwoch, 16. April 2014 15:19

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