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Digitalisierung bei uns

 

Digitalisierung ist in unserer Kanzlei ein wichtiges Thema, das alle Bereiche betrifft. Wie haben wir es umgesetzt und welche Erfahrungen Ergebniss können wir unseren Mandanten weitergeben:

 

Im Kommunikationsbereich:

Wir sind mit der e-Mail Kommunikation über das Programm Outlook aktiv. Aber um auf allen Geräten und weltweit in Kontakt zu bleiben, sowie stets die neueste Software im Einsatz zu haben, wird das Programm über das Internet gehostet. Gleiches gilt im Übrigen für das Programm Microsoft-Office, dass ebenfalls darüber gehostet wird und beide Programme sich ergänzen.

Die Telefonanlage wird über das Internet betrieben und mit den Fritzbox-Programmen werden alle Telefonate und Faxeingänge dokumentiert und verwaltet.

Im Kommunikationsbereich legen wir aus besonderen Datenschutz-Gründen Wert darauf, nicht in den social Medien aktiv zu sein und keine Daten oder Bilder zu veröffentlichen. Hier liegt uns der eigene und der Mandanten Datenschutz besonders am Herzen.

 

Im Hardwarebereich:

Unsere EDV ist auf dem neuesten Stand und wird laufend durch neue Hardware ersetzt. Die Datensicherung erfolgt täglich auf mobile, wechselnde Festplatten die der Änderungsspeicherung außer Haus dienen. Gleichzeitig wird täglich eine Datensicherung auf ein NAS-Speichermedium erstellt. Daraus wird eine Kopie in eine Cloud-Sicherung innerhalb Deutschlands vorgenommen. So ist die zentrale und dezentrale Sicherung gegeben.

 

Im Softwarebereich:

Wir arbeiten mit der neuesten und modernsten Steuerberater-Software am Markt. Dem Programm ADDISON-Lohn für das gesamte Personalwesen sowie ADDISON-tse:nit als Steuerberater-Kanzleisoftware für alle anderen  Aufgaben. Die Programme werden ergänzt bzw. arbeiten gemeinsam mit Microsoft Office. Alle Programme, wie auch alle weiteren Programmelemente werden ständig automatisch aktualisiert und sind somit immer auf dem neuesten Stand. Über ADDISON wurde ein PORTAL eingerichtet, über dass Mandanten Daten übertragen können, Kommunizieren und Daten von uns gesichert empfangen können.

 

Digitalisierung der Belege und Datenschutz nach DSGVO:

Im Rahmen der Digitalisierung nehmen wir die Vorgaben der ADDISON-Software dankend an. So werden programmtechnisch alle aktuellen Digitalisierungsmöglichkeiten genutzt, die verfügbar sind. Digitale Verbindungen und Datenaustausch mit Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, öffentlichen Behörden, Ämtern und Organisationen. Ferner wird das vorgenannte Portal für Mandanten-Kommunikation eingerichtet. Das Portal ist TÜV-geprüft und entspricht allen Sicherheitsnormen. Über das Portal können auch online Buchhaltungen erstellt und Lohndaten übermittelt werden.

Die Vorschriften der DSGVO werden von uns streng überwacht und eingehalten. Nach den neuen Vorschriften der GoBD hat sowohl der Steuerberater, als auch der Mandant eine Verfahrensdokumentation über die gesamten organisatorischen und technischen Abläufe der digitalen Buchführung darzustellen. Diese Dokumentation liegt für unsere Kanzlei vor.

Gerne sind wir unseren Mandanten bei der Erstellung ihrer Verfahrensdokumentation behilflich.

Denn was nützt die beste Buchhaltung, wenn wegen Fehlens der Verfahrensdokumentation ein formeller Mangel der Buchhaltung festgestellt wird und dieses dann zur Verwerfung führt.

 

 

 

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